Cerimónias

1.Criar cerimónia

1. No painel principal, clica em Nova Cerimónia.
2. Dá um nome interno à cerimónia. Este é o nome que te vai ajudar a encontrá-la rapidamente mais tarde.
3. Escolhe a Data. A hora é opcional, mas é útil para agenda, reuniões e contexto do guião.
4. No campo Localização, começa a escrever e escolhe a opção certa da lista para guardar o local com mais precisão.
5. Seleciona o Tipo de Cerimónia e, se necessário, associa logo um Template.
6. Adiciona os Participantes principais e quaisquer notas iniciais que já queiras deixar registadas.
7. Guarda a cerimónia para abrires o espaço de trabalho completo.

2.Escolher o tipo de cerimónia

O campo "Tipo de Cerimónia" que surge durante a criação influencia a forma como a Verbum Nexus organiza o restante processo, de maneira a agilizar a preparação. Existem 9 tipos predefinidos:

• Casamento
• Bodas
• Memorial
• Batismo
• Renovação de votos
• Boas-vindas a bebé
• Adoção
• Tributo
• Compromisso

Se o tipo de cerimónia que tu queres não encaixar em nenhum destas lista, podes sempre escolher a opção "Outro (personalizado)" e escrever o nome que queres usar. Isto é útil para formatos ou serviços próprios, com nomenclatura específica da tua marca. Caso queiras tornar este tipo de cerimónia personalizada num template que poderás reutilizar em futuras cerimónias, podes sempre fazê-lo em Definições → Templates

Escolhe com cuidado: depois de criada, a cerimónia manterá o tipo definido nesse momento e não conseguirás alterar. Caso o queiras fazer, terás de criar uma nova cerimónia, pelo que vale a pena acertares este passo antes de avançares.

3.Templates

O campo Template permite-te começar com uma estrutura já pensada para aquele tipo de cerimónia. Podes continuar sem template, mas quando existe um bom template disponível, ele acelera muito a preparação.

Os templates contêm:

• secções pré-definidas de Perguntas & Respostas (Questionário) alinhadas com o teu processo;
• momentos do guião que costumas usar nesse tipo de cerimónia;
• ficheiros-base que são duplicados em todas as novas cerimónias que criares. Ex.: livros de votos, certificados ou outros documentos recorrentes;

Caso não existam templates ativos para o tipo de cerimónia, poderás começar o processo de preparação da cerimónia da mesma forma. Contudo, terás que construir todas as perguntas e momentos do guião de raíz, o que, tratando-se de uma cerimónia específica e única, poderá ser bastante útil. Sendo um tipo de cerimónia recorrente, aconselhamos-te a criar um template que possas reutilizar. Poderás fazê-lo em Templates, dentro de Definições → Templates.

4.Participantes, localização e notas

4.1.Participantes

Ao preencheres os participantes principais logo na criação, a plataforma consegue dar-te uma experiência mais contextualizada nas etapas seguintes. Esses nomes serão reaproveitados em Reuniões, pois estarão selecionados por defeito quando crias uma nova reunião e, na transcrição das reuniões, serão utilizadas para a fazer a respetiva diarização. Ainda assim, tens a possibilidade de personalizar totalmente os participantes da reunião e, consequentemente, o respetivo processo de diarização.

Para tipos predefinidos, a Verbum Nexus já sugere os papéis mais comuns. Num casamento simóblico, por exemplo, no campo dos participantes, surgem dois campos para o respetivo casal. Tratando-se de um memorial ou tributo, o foco passa para a pessoa homenageada. Em tipos personalizados, podes construir a lista livremente.

4.2.Localização

Usa a localização completa sempre que possível. Tira proveito da interligação com o google maps para colocar a morada exata. Há medida que vais escrevendo surgem várias opções de moradas específicas que poderás selecionar. Fazê-lo reduz ambiguidades entre espaços parecidos e torna a referência futura mais fiável em agenda, ficheiros e preparação.

4.3.Notas iniciais

O campo das notas serve para capturares rapidamente quaisquer informações que quiseres antes de começares o trabalho mais detalhado. Contudo, criada a cerimónia, terás uma área específica para guardar as tuas notas e até categorizá-las recorrendo a etiquetas (Ver Notas).

5.Secções

Depois de criada, a cerimónia passa a ser o centro de trabalho do processo. Aqui, poderás organizar-te facilmente utilizando os diversos módulos:

• Reuniões para preparar conversas, gravar áudio e gerar/redigir transcrições das conversas;
• Notas para guardar as tuas ideias de forma organizada e categorizável;
• Perguntas & Respostas para recolher informação de forma estruturada, em formato de questionário, que poderás partilhar facilmente com os diversos intervenientes;
• Guião para transformar todas as informações no teu guião final, bem como traduzí-lo para outros idiomas;
• Ficheiros & Media para reunir documentos e memórias da cerimónia num só lugar.

Se começaste com um template, a cerimónia já entra neste espaço com uma base mais estruturada. Se começaste sem template, continuas a poder construir e ajustar tudo ao longo da preparação.

6.Estados

• Pendente — criada, mas ainda pendente de confirmação.
• Em Planeamento — preparação em curso.
• Preparado — cerimónia preparada para realização.
• Concluído — cerimónia concluída.
• Cancelado — cerimónia interrompida ou não realizada por algum motivo.

7.O que explorar de seguida...

1. Verifica como a organização das reuniões Reuniões e transcrições podem alavancar o teu processo de preparação;
2. Verifica como funcionam os Templates se sentires que falta estrutura à tua preparação.
3. Organiza-te com as Notas, Perguntas & Respostas e Ficheiros & Media ainda antes de gerares o primeiro Guião.